La digitalizzazione della Procura alle Liti: innovazione, opportunità e criticità nella prassi forense

La digitalizzazione del Processo Civile rappresenta una delle sfide più ambiziose e
strategiche che si siano mai affacciate nel panorama della giurisdizione italiana. In
particolare, la digitalizzazione della Procura alle Liti assume un ruolo centrale,
poiché incide direttamente su uno degli istituti cardine del processo: il conferimento
del potere di rappresentanza in giudizio all’Avvocato. Se tradizionalmente la Procura
costituiva un atto cartaceo, oggi, grazie agli strumenti digitali e all’evoluzione
normativa, questa viene progressivamente integrata nel processo telematico,
ridefinendo prassi e responsabilità degli operatori del diritto, imponendo quesiti che
sembrano banali, ma che, di fatto, si annidano nelle interpretazioni estensive di
normative consolidate da anni e che, appunto, interpretandole in maniera
decisamente più “moderna”, si ha quasi paura di “sconsacrare”, mettendo in
dubbio tutto ciò che di “potente” e “legislativamente intoccabile” i nostri Dominus ci
hanno insegnato. Ma è davvero così?

 
La procedura automatizzata di sottoscrizione digitale della Procura alle liti riduce in
modo sensibile i tempi di gestione, elimina il rischio di smarrimento e
deterioramento dei documenti, incrementa la trasparenza e la tracciabilità delle
attività processuali. Gli uffici di cancelleria possono verificare agevolmente la
regolarità degli atti, garantendo uniformità nel trattamento delle Procure allegate ai
fascicoli digitali. Innegabile come il conferimento digitale della Procura rappresenti
una significativa semplificazione per il cittadino e per l’Avvocato, in quanto abbatte i
vincoli spaziali e temporali.

L’Art. 83 C.p.c. disciplina la Procura alle liti, prescrivendo le modalità formali per il
corretto conferimento della rappresentanza processuale. Con l’avvento del
Processo Civile Telematico (PCT) – in particolare con il D.L. 179/2012, convertito
nella L. n. 221/2012, e il D.M. 44/2011 – è stata introdotta la possibilità di redigere,
sottoscrivere e depositare la Procura in modalità informatica, secondo quanto
previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs n. 82/2005) e dai relativi
protocolli tecnici ministeriali. Tale possibilità, in un momento tanto cruciale nella
redazione dei primi atti difensivi, ha innegabilmente anche costituito un gradito
“snellimento” nel compimento delle formalità burocratiche che anticipano il
Giudizio, soprattutto a beneficio di tutti quei Colleghi che rappresentano medie e
grandi Aziende, nei confronti delle quali il procedimento di sottoscrizione del
mandato spesso si traduceva in una vera e propria “caccia all’uomo”, a volte anche
negli immediati giorni antecedenti alle scadenze processuali. Ora invece è tutto più
facile. Si invia la Procura in formato .pdf al l.r.p.t. e, nel giro di pochi minuti e senza
scomodare nessuno, abbiamo la nostra Procura sottoscritta digitalmente. È proprio
in questo momento di “relax" dove, tuttavia, si cominciano ad annidare i primi
dubbi, soprattutto quelli relativi all’autentica dell’Avvocato. La Procura alle liti che mi
ritrovo ad avere nel mio computer, la devo autenticare prima del deposito, o no?

Aspetti Tecnici e Operativi​

 Nel contesto telematico, la Procura alle liti può essere materialmente costituita o da
un documento informatico sottoscritto digitalmente direttamente dal conferente o,
in alternativa, da un documento analogico (cartaceo), sottoscritto con firma
autografa dal Cliente ed autenticato dall’Avvocato, che poi potrà essere digitalizzato
mediante scansione e successivamente suggellato dalla firma digitale del difensore
che ne attesta la conformità all’originale ai sensi dell’Art. 16 decies del D.L. n.
179/2012. La scelta tra queste modalità incide sulla prova della provenienza e,
indirettamente, sulla certezza dell’identità del conferente, temi oggetto di costante
attenzione della giurisprudenza di merito e di legittimità.

Quindi i poteri di autenticazione dell’Avvocato si fronteggiano su due piani
completamente diversi: nel caso della Procura conferita in formato analogico,
l’Avvocato dovrà attestare l’autenticità delle sottoscrizioni apposte di fronte a lui e,
in un secondo momento, attestare la conformità della Procura digitalizzata, al
formato analogico in suo possesso (che rimarrà nel “modo cartaceo”, all’interno del
fascicolo dell’Avvocato), mentre nel caso di Procura digitale, l’Avvocato non avrà
nessun potere di autentica sulla firma apposta dal Cliente (poiché la sottoscrizione
digitale è considerata autografa, come a più riprese si è espressa la Corte di
Cassazione, anche a S.U., vedasi Sent. n. 10266/2018, ma anche la Sez. Lav. della
Cassazione con la Sent. n. 24671/2022 e la Sent. n. 12345/2020) e nemmeno di
conformità (allegando di fatto direttamente l’originale nel fascicolo telematico), ma
avrà comunque l’onere di attestare che la firma digitale del Cliente rispetti i
requisiti di validità previsti dal Codice dell'Amministrazione Digitale. È quindi
essenziale che il difensore, nella sua qualità professionale, garantisca che la
Procura sia correttamente associata agli atti di causa e che l'autenticità, nonché
l'integrità del documento, siano garantite tramite la sua trasmissione telematica
nel rispetto delle norme applicative vigenti.

 In pratica, questo significa che mentre la firma del difensore non è necessaria per
convalidare quella del Cliente, il legale ha comunque il compito di utilizzare la
propria firma digitale per attestare e garantire che il documento depositato
telematicamente sia conforme alle disposizioni normative e di assicurare che esso
venga effettivamente trasmesso con modalità che ne garantiscano la provenienza e
l'integrità nel procedimento giudiziario.

L’Avvocato non autentica una firma già originale, semmai ne garantisce la trasmissione in conformità alle disposizioni normative.

Quindi cosa attesta esattamente l’Avvocato, in caso di firma digitale?
La domanda non è affatto peregrina, poiché l’Avvocato si trova a dover vigilare e
quindi “assicurare”, mediante la mera sottoscrizione digitale, quindi sotto la propria
piena responsabilità, diversi aspetti fondamentali per garantire la validità e l'efficacia
del documento nel procedimento giudiziario.
Ecco uno schema facile ed intuitivo da “spuntare” come un vademecum, prima
dell’invio di qualsiasi busta:

1. Validità della Firma Digitale: L'Avvocato deve verificare che la firma digitale apposta dal Cliente sia valida secondo i criteri stabiliti dal Codice dell'Amministrazione Digitale. Ciò include la verifica dell'autenticità del certificato di firma utilizzato e l'integrità del documento (onere eseguibile direttamente con il programma utilizzato da ogni Collega per la firma digitale, alla sezione “Verifica”; oppure anche il programma Adobe Reader DC, il quale una volta caricato il documento, restituisce un feedback immediato sulla validità di tutte le firme apposte sul documento);
2. Collegamento della Procura all'Atto Principale: È fondamentale che la Procura alle liti sia chiaramente e inequivocabilmente associata all'atto principale del procedimento, tramite un legame logico e documentale che sia facilmente verificabile. Potrebbe già essere sufficiente curare il posizionamento della Procura, la contestualità dell’invio unitamente all’atto principale ed un richiamo nella stessa della Procedura alla quale si riferisce. Questo già assicura la corretta identificazione e collocazione logica dell'atto nel contesto processuale;
3. Integrità e Immutabilità del Documento: L'Avvocato deve garantire che il documento informatico, una volta sottoscritto, non sia stato alterato in alcun modo. L'uso della firma digitale, infatti, deve assicurarne l’immutabilità. Non dimenticate che programmi come quello citato sopra (Adobe Reader DC, per esempio) sono in grado di segnalare tutte le modifiche accorse al documento in un momento successivo all’apposizione della firma digitale del Cliente;
4. Conformità ai Requisiti Normativi e Tecnici: L'Avvocato ha la responsabilità di controllare che il processo di firma e trasmissione della Procura osservi tutti i requisiti normativi e tecnici applicabili, inclusi quelli relativi alla sicurezza informatica e alla conservazione del documento digitale;
5. Autocertificazione della Documentazione: L'Avvocato deve utilizzare la propria firma digitale per autocertificare la documentazione processuale, garantendo così la provenienza e l'integrità del documento. Questo passo è essenziale anche per dimostrare che l'atto è stato predisposto e trasmesso nel rispetto delle regole del processo civile telematico.

In definitiva, il ruolo dell'Avvocato è cruciale nel garantire la conformità della Procura
alle liti digitalmente sottoscritta agli standard legali specificati dalla normativa
vigente, con l'obiettivo di evitare eventuali eccezioni di invalidità processuale.

Per quanto riguarda “l’occhio critico”, si segnala che la Cassazione, con Ordinanza
n. 18221/2021, ha sottolineato la necessità di una rigorosa verifica sulla
riconducibilità dell’atto digitale al conferente, specie ove la Procura non sia conferita
in presenza. In particolare, permangono dubbi circa la piena validità della Procura
alle liti rilasciata a distanza, soprattutto quando la firma del conferente venga
apposta tramite strumenti elettronici diversi dalla firma digitale qualificata, come la
firma grafometrica o la firma elettronica semplice.

Conclusioni​

L’Avvocato si troverà a dover “controfirmare” la Procura alle liti in entrambi i casi
(Procura analogica o digitale), ma per ragioni diametralmente opposte. Quindi
sebbene questa distinzione, ad una prima lettura, possa sembrare irrilevante e
prettamente legata ad un formalismo processuale, di fatto può fare una differenza
significativa nella scelta della linea difensiva da adottare nel caso in cui ci si trovi a
difendersi da una eccezione relativa alla rappresentanza processuale. Per esempio,
la mancanza di sottoscrizione digitale per autenticità della firma autografa del
Cliente ha un peso significativo in caso di contestazione della rappresentanza
processuale da parte del Cliente che disconosca la propria firma, mentre la stessa
eccezione non avrebbe il medesimo peso nel caso di rilascio di una Procura
digitale.

Prospettive Future

Alla luce delle recenti riforme in materia di giustizia digitale, sostenute anche dagli
investimenti previsti dal Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza (PNRR), la
digitalizzazione della Procura alle liti si colloca in un percorso ormai irreversibile di
modernizzazione dell’intero sistema giudiziario. In prospettiva, è lecito attendersi
un’ulteriore uniformazione delle modalità di conferimento degli atti processuali
digitali, una più ampia interoperabilità dei sistemi, nonché un innalzamento degli
standard di sicurezza e autenticità nella sottoscrizione degli atti.

Avv. Morganti

11 luglio 2025